Die AMEOS Gruppe hat sich für die Dokumentenlenkung sowie das Management von Verträgen und Richtlinien für das Programm der otris-Software AG entschieden. Um den hohen Ansprüchen auch im Verwaltungsbereich weiterhin gerecht zu werden, suchte die AMEOS Gruppe ein gruppenweites, zentral steuerbares und serverbasiertes Software-System, das die umfassende Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen überwacht und sicherstellt. Zusätzlich sollte der gesamte Vertragsbestand digital verwaltet werden.
Nach einem intensiven Auswahlprozess fiel die Entscheidung zu Gunsten der otris software AG. Die Vertragsmanagement-Software otris contract stellt sicher, dass alle Verträge gruppenübergreifend den nach unternehmensspezifischen Vorgaben definierten Bearbeitungsprozess durchlaufen. Durch die fortlaufende Überwachung der Vertragsfristen werden Risiken, die durch automatische Vertragsverlängerungen oder verpasste Kündigungsoptionen entstehen, minimiert. Basierend auf Vertragsarten oder auch einzelnen Verträgen steuert ein detailliertes Berechtigungskonzept die Benutzer-Zugriffsrechte. Die QM-Dokumentenlenkung nach ISO 9001:2015 übernimmt in Zukunft otris compliance. Die Richtlinienmanagement-Software bündelt alle relevanten Informationen, Berichte und Dokumente in themenbezogenen Richtlinienbibliotheken, deren Inhalte nur berechtigten Mitarbeitergruppen zur Verfügung stehen. Welche Dokumente welchen Mitarbeiter erreicht haben und ob dieser den Erhalt quittiert hat, ist durch die integrierten Berichtsfunktionen einfach nachzuvollziehen.